30 Videokonferenz-Tools im Praxisvergleich (für Online-Meetings)

Arbeiten Sie im Homeoffice oder nutzen einen Telearbeitsplatz? Durch die Covid-Pandemie müssen viele von uns virtuelle Meetings, Online-Workshops oder Online-Trainings organisieren. Genau hier kann Webinar-Software wie z. B. Zoom, Teams, Google Meet, oder WebEx helfen, auf Distanz zu führen, zu lehren oder zu arbeiten. Dieser Artikel ist ein einziger, großer Videokonferenz Test. Er zeigt auch auf, welche Alternativen zu Zoom es gibt. Für einen besseren Lesefluss verwenden wir hier die Begriffe

• Tools für virtuelle Meetings,
• Videokonferenz-Tools,
• Webinar-Tools und
• Online-Meeting-Tools,

als wären sie synonym zu einander. Was sollte ein Videokonferenz-Tool wirklich können?  

• Beispiel 1: Breakout-Räume für Trainings und Workshops. Dies sind zusätzliche Räume, die Sie während des laufenden Onlinemeetings erstellen können. So wird die Gesamtgruppe in so viele kleinere Gruppen aufgeteilt, wie Sie dies wünschen. In Zoom erlauben Breakouts z. B., Ihr Meeting in bis zu 50 einzelne Räume aufzuteilen, während der Hauptraum geöffnet bleibt. In vielen Systemen können Sie die Meeting-Teilnehmer selbst zuordnen oder automatisch nach Zufallsprinzip aufteilen lassen. In unserer Tabelle unten listen wir für jedes Videokonferenz-Tool, ob es in der Praxis nutzbare Breakout-Räume anbietet. Selbst bei Microsoft Teams ist das seit Dezember 2020 der Fall.

 

• Beispiel 2: Online-Whiteboard für Zusammenarbeit und Dokumentation Als Ersatz für ein echtes Flipchart oder eine Tafel bieten viele Videokonferenz-Tools eine virtuelle Tafel für Notizen. In anderen Worten: Sie können mit Ihrer Maus oder einem Stift-Tablet Formen, Zeichnungen und Handschriftliches hinterlegen. Schon bei Kartenabfragen streiken leider viele mitgelieferte Whiteboards.

 

• Beispiel 3: Chat oder Kanäle (Channels) für Austausch oder Dateiupload Praktisch alle Online-Videokonferenz-Systeme Ihnen eine Chatfunktion an. Kanäle wie in slack oder Teams stellen im Grunde viele Chats dar, die als Informations-Silos unterteilt sind. Sie können sich das ähnlich zu E-Mail-Threads vorstellen, wo für ein bestimmtes Thema einzelne Bereiche entstehen.

 

• Beispiel 4: Softwarefreie Nutzung von Videokonferenz-Tools Weil viele Nutzer keine Software installieren dürfen, kann „softwarefrei“ ein wichtiges Merkmal sein. Rein browser-basierte Systeme wie Vitero, edudip BigBlueButton oder Jitsi benötigen keine Installation von Software auf den Rechnern Ihrer Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Mehr zum zweischneidigen Schwert der Softwareinstallation bei Teilnehmern (Vor- und Nachteile) erklären wir am Ende dieses Artikels unter der Überschrift Ob Teilnehmer per Software oder Browser teilnehmen hat Konsequenzen.

 

• Beispiel 5: Teilnehmermanagement für werbliche Zwecke Wer als Unternehmer ein Videokonferenz-Tool (dann als Webinarsoftware bezeichnet) online einsetzt, denkt nicht selten an Werbemaßnahmen wie Webinare, Info-Abende oder Vertriebscalls.
  • Erstens benötigt man in diesem Fall eine Anmeldemaske, die möglichst leicht an das eigene Firmendesign anpassbar sein sollte.
  • Zweitens kann das Sammeln von E-Mails oder Telefonnummern wichtig werden. Nämlich genau dann, wenn Sie E-Mail-Marketing betreiben oder eine andere Art von Prospecting-System nutzen. Viele Videokonferenz-Tools erlauben eine rudimentäre Einrichtung eine Anmeldemaske, manche sogar die Anbindung von E-Mail-Marketing-Anbietern wie MailChimp oder Klicktipp.

Viele Expert:innen und Führungskräfte gehen inzwischen davon aus, dass wir auch nach der Corona-Welle mehr von zu Hause aus arbeiten werden. Viele Unternehmen sind „auf dem Geschmack“ gekommen. Wir listen unten genau deshalb die in Europa 30 wichtigsten Webinartools (aka Videokonferenz-Tools) nach Merkmalen sortiert auf. Wo uns genügend Praxiserfahrungen zu einem Videokonferenz-Tool vorliegen, finden Sie zusätzlich aktuelle Erfahrungsberichte zum Webinarsystemen von Experten aus dem Bereich Online-Workshops, agile Zusammenarbeit und Online-Training. Hierbei werden auch Probleme mit den Videokonferenz-Tools offen angesprochen. Die häufigsten Herausforderungen sind u. a. schlechte Übertragungsqualität, Unzuverlässigkeit oder mangelnde Übersichtlichkeit für Teilnehmende. Falls du Business-Trainer bist: Wir haben 45 Online-Tools für Online-Trainings einem Praxistest unterzogen. Hier ist das kostenfreie E-Book dazu.

Je nachdem, ob Sie ein DSGVO-konformes Videokonferenz-Tool benötigen, ob Sie hervorragende Übertragungsqualität sicherstellen müssen oder einfach nur viele Funktionen brauchen: Die Wahl für das beste Tool für virtuelle Meetings hängt von Ihren individuellen Kriterien ab.
Wir beim Institut für systemisches Training führen zwei bis dreimal die Woche agile Workshops, Onlinetrainings und Business-Trainerausbildungen durch. Inzwischen hat es sich herausgestellt, dass wir für dieses Einsatz-Szenario genau die gleichen Videokonferenz-Tools benötigen, die Kunden unserer ausgebildeten Online-Trainer einsetzen. Für uns als Train-The-Trainer Institut sind deshalb die folgenden drei Online-Konferenzsysteme die besten der Welt:

• BigBlueButton als DSGVO-konforme Lösung mit Breakout-Rooms
• Zoom als Qualitäts-Champion mit Breakout-Rooms
• und das „relativ gut DSGVO-konforme“ Microsoft Teams, für Firmen, die in der Office 365 Welt unterwegs sind. Seit Dezember 2020 bietet Teams auch Breakout-Rooms an. Teams ist übrigens Teil von Office 365, einem der erfolgreichsten Produkte in der Firmengeschichte von Microsoft.

Für Videokonferenz-Tools gibt es einige Kriterien, an die Sie vielleicht noch gar nicht bewusst gedacht haben. Im Abschnitt, Welche Kriterien zählen bei Webinar-Software wirklich? finden Sie alles Wichtige dazu.

Für große Unternehmen und Konzerne sind insbesondere Videokonferenz-Tools geeignet, mit denen sich auch andere Aspekte der Kommunikation wie Telefonie, das Teilen von Dateien und vielen weiteren Kommunikationsprozessen vereinen lassen. Hier benötigen Sie einen Partner, der das Kommunikations-System mit ggf. schon bestehenden Telefon-Endgeräten oder Videokonferenzräumen integrieren kann. Eines der besten Tools für große Unternehmen ist deshalb

• Cisco WebEx

Speziell für Schulungszwecke ist WebExTraining idal.   Oft ist es empfehlenswert, WebEx aus der Cisco Cloud zu beziehen bzw. aus einer europäischen Cloud eines Vertriebspartners wie der Telekom. Ja, man könnte es auch in-house hosten, aber glauben Sie mir: Die meisten Unternehmen verheben sich hier. Sie und vielleicht auch Ihre IT-Abteilung ahnen nicht, was im Bereich

• SSDs (Solid-state drives – spezielle schnelle Massenspeicher)
• Load-Balancer,
• High-Speed-Verbindnungen und
• Redundanz im Rechenzentrum

auf Sie zukommen wird. „Das hosten wir einfach inhouse, das ist ja auch sicherer.“ Eine der voreiligsten Aussagen, die ich je gehört habe. Tun Sie sich das nicht an. Sparen Sie sich hunderte Support-Tickets und völlig entnervte Mitarbeiter, die über 10 Sekunden im Meetings darauf warten, bis der geteilte Bildschirm eines Kollegen sichtbar wird. WebEx (und alle anderen) muss man professionell hosten, Punkt. Die anderen beiden Top-Videokonferenz-Tools für große und kleine Unternehmen sind derzeit unserer Meinung nach

• Microsoft Teams besonders, wenn Sie bereits Office 365 einsetzen
• WirePro von Wire (Schweiz), besonders, wenn Sie Betriebsgeheimnisse bewahren müssen und eine echte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung benötigen.

Mehr über diese Meeting-Tools finden Sie unten in der Übersicht (Tabelle) mit den 30 Videokonferenz-Tools.

Interaktivität und frustfreier Zugang sind für Teilnehmer in Onlinetrainings und -workshops extrem wichtig. Das „DSGVO-Reinheitsgebot“ tritt dabei manchmal in den Hintergrund, wenn Sie nicht gerade in-house-Teams schulen. In anderen Fällen ist allerdings die DSGVO streng einzuhalten. Zusätzlich hat nicht jeder selbständiger Trainer ein unbegrenztes Budget, um die laufenden Kosten für teure Videokonferenz-Tools aufzubringen. Die folgende Liste hält alle diese Aspekte im Blick. Wenn Sie agile Workshops und aktivierende Online-Seminare durchführen, sehen Sie sich diese top drei Tools an:

• edudip next Gründe
  • (Einfachheit für Workshopleitung und Teilnehmer
  • minimalistischer Look,
  • DSGVO-konform (leider aber etwas teurer)
• BigBlue Button (BBB) Gründe
  • Früher als bei edudip gab es bei BBB Breakout-Rooms
  • DSGVO-konform
  • relativ günstig durch Wettbewerb unter den Hostern
  • Hohe Sicherheit implementierbar durch Open Source Ansatz
• Zoom Gründe
  • Interaktions-König durch gute Benutzeroberfläche
  • überragende Übertragungsqualität
  • hervorragende Zuverlässigkeit
  • frustfrei im Zugang, bei Einwahl
  • Sehr günstig
• Wonder.me Gründe
  • toll geeignet für BarCamps mit Wow-Effekt;
  • deutsches Startup – Sitz in Europa
  • kostenfreie Variante nutzbar
  • Verfügbarkeit bisher immer gut

Es hat sich mit der Zeit herausgestellt, dass Trainer:innen und Lernende sowie viele Auftraggeber die folgenden sechs Kriterien für die Auswahl des Videokonferenzsystems (Webinar-Systems) relevant finden:

Die folgende Webinarsoftware bzw. Videokonferenz Tooldatenbank gibt Ihnen einen Überblick zum Videokonferenz-Tool Typ, Unternehmenssitz, ob es eine Breakout-Funktion gibt und ob Teilnehmer eine Software installieren sollten (Softwarebasiert). Zusätzlich finden Sie das Merkmal „Hosting in der EU / Deutschland möglich. Dieses gibt einen wichtigen Aufschluss darüber, inwieweit das Videoconferencing Tool DSGVO-konform sein kann.In der Spalte „Erfahrungsbericht“ finden Sie aktuelle Erfahrungen aus der Workshop und Seminarpraxis zu den einzelnen Videokonferenz-Tools. Diese stammen vom Autor und werden monatlich einer Überprüfung unterzogen. Hinweis: [SAS] Software-als-Service: Videokonferenz-Plattform wird vom Anbieter selbst entwickelt, angeboten und betrieben. Vorteile unter anderem schneller Einstieg, unkompliziertes Zahlungsmodell bzw. Kostentransparenz, nur ein Ansprechpartner. [Software] VC-Software, die ein Hoster (in der EU) für Sie betreiben muss. Vorteile unter anderem: DSGVO-konformer Betrieb in Europa / im Inland / in-house möglich. Datenschutz bei als [Software] gekennzeichneten Systemen: Wenn Videokonferenz-Software in der EU hostbar ist und quelloffen verfügbar (einsehbar und überprüfbar) ist, spielt der Firmensitz des für die Software selbst angegebenen Unternehmens kaum noch eine Rolle.

Pauschalen Aussagen wie: “browserbasiert ist moderner” oder “nur softwarebasiert funktioniert richtig” gelten heute nicht mehr. Wenn ein Dienst z. B. rein softwarebasiert ist, dann hat dies Vor- und auch Nachteile:

Browserbasierte Videokonferenz-Tools aka „softwarefreie“ Videokonferenz-Tools

Für browserbasierte Dienste ist keine Softwareinstallation nötig. Auf der anderen Seite weiß ich aus eigener Erfahrung von Ton- und Videoproblemen, die bei manchen browserbasierten Lösungen auftreten. Meist ist es so, dass der Ton beginnt zu stottern, wenn mehr als fünf Teilnehmer ihr Videobild einschalten. Ich habe dazu verschiedene Erklärungen von den Betreibern gehört von “das kann nicht sein” (obwohl es beim Test dann eben genau doch so war) bis hin zu “das liegt am webRTC Protokoll”.
IT-Experten berichten zunehmend, dass bei vielen browerbasierten Lösungen die Bild- und Tonprobleme letztlich durch mangelnde Serverressoucen verursacht werden. Eine wirklich gute Performance erreicht man nur durch genügend Bandbreite und ggf. wird ein Load-Balancer wie z. B. Scalelite benötigt. Es wirkt allerdings derzeit, als ob einige IT-Service-Anbieter und Lösungsanbieter letztlich für eine wirklich exzellente Kommunikation nicht ausreichend Rechenleistung zur Verfügung haben oder stellen. Von einigen Herstellern wurde sogar an die Kunden kommuniziert, dass sie sich um weitere Kapazitäten bemühen.Einige deutsche Hoster setzen bei Kunden, die auf die DSGVO achten müssen, Lösungen wie BigBlueButton® ein. Das system bietet wie das schwächer vermarktete BlueJeans Meetings® Break-Out-Räume an. Hier scheint eine sinnvolle Kombination von angemessenem Datenschutz, Support und Service möglich zu sein.
Im Gespräch mit einem IT-Verantwortlichen zeigen sich weitere Details: WebRTC ist in den Augen einiger Entwickler nach wie vor Ursache für Ärgernisse. So gab es, nur um ein Beispiel zu nennen, bei Jitsi den Effekt, dass selbst Zweierkonferenzen eine unzumutbare Qualiät haben, wenn Firefox genutzt wurde. Das Phänomen trat allerdings nicht mehr auf, als die Nutzer den Chrome-Browser einsetzten. Das wiederum ist aus Datenschutzsicht natürlich alles andere als ideal. Google Chrome ist technisch ein guter Browser, bei Datenschützern allerdings wegen seiner Anbindung an Google-Dienste nicht beliebt. Bei den aktuellen Firefox-Versionen tritt das Phänomen angeblich nicht mehr auf.
Ein weiteres Problem kann in der Praxis den Spaß an der “softwarefreien Nutzung” verderben. Browser können gerade in Firmen einen unerwarteten Fehler aufweisen: Die Freigabe des Mikrofons und der Kamera funktioniert bei Windows-Rechnern mit eingeschränkten Benutzerrechten mitunter nicht. Ein IT-Verantwortlicher sagte uns dazu: “Ich habe dieses Phänomen nicht nur in Firmen, sondern auch in Seminarhäusern beobachtet, deren Trainingslaptops aus Sicherheitsgründen keinen Zugang mit Administrationsrechten für Seminarteilnehmerinnen zuließen.”
All dies zeigt, dass Trainer*innen gut daran tun, vor Seminarbeginn mit Ihren Teilnehmern Tests durchzuführen. Gleichzeitig müssen Sie den Teilnehmern u. a. erklären, warum diese einen bestimmten Browser nicht einsetzen sollten. Besonders schwierig wird dies bei Nutzern, die noch nie mit etwas anderem als Internet Explorer gesurft sind.

Softwarezentrierte Videokonferenz-Tools

Softwarebasierte Systeme erscheinen mir subjektiv derzeit in Ton- und Bildqualität den browserbasierten überlegen zu sein. Der Eindruck kann aber auch daran liegen, dass insbesondere größere IT-Anbieter softwarebasierte Clients anbieten. Möglicherweise haben genau diese Hersteller auch deutlich stärkere Rechenzentren.
Auch die Steuerung von Rechten auf der Maschine des Benutzers ist für den Hersteller hier leichter zu bewerkstelligen. Dies wiederum kann die Bedienbarkeit komfortabler machen. Aus meinem subjektiven Eindruck heraus und aus der subjektiven Bewertung meiner Kunden heraus scheint ZOOM derzeit von der Audio- und Videoqualität sehr gut zu sein.
Im Bereich der Systeme, die Software-Clients anbieten, scheint neben dem Schweizer Taschenmesser WebEx® und dem Puristen Zoom® insbesondere Microsoft Teams® zunehmend beliebt zu sein. Da Microsoft bereits mit Office 365 in vielen Firmen vertreten ist, fällt vielen der Schritt zu TEAMS nicht mehr schwer. Ob die Warnung des Berliner Datenschutzbeauftragten auch vor TEAMS nun diesen Trend zu ändern vermag, das steht in den Sternen. Vergessen dürfen wir auch nicht, dass ein weniger bekanntes System nicht sicherer wird, nur weil es (noch) nicht von Datenschützern oder IT-Experten öffentlich kritisiert wurde.
Weshalb sich Hersteller für softwarebasierte Architekturen entscheiden, das kann tausend Gründe haben. Hier ein Zitat aus der Geschäftsführung von alfaview®: “alfaview® möchte seinen Nutzerinnen und Nutzern absoluten Datenschutz gewährleisten. Aus diesem Grund werden bei unserer DSGVO-konformen Videokonferenzlösung, Audio- und Videoströme nicht gespeichert oder weitergegeben, die Daten werden nach aktuellen Standards (TLS/AES256) verschlüsselt, und wir nutzen ausschließlich ISO 27001-zertifizierte Rechenzentren. Ob mit 50, 100, 200 oder mehr Personen gleichzeitig, alfaview® bleibt immer lippensynchron und liefert Bild und Ton in hoher Qualität und das stabil und ohne Abbrüche rund um die Uhr. Das können browserbasierte Systeme nicht. alfaview® ist eine benutzerfreundliche, leicht zu bedienende kleine App mit hoher Leistung bei maximalem Datenschutz. Würden wir alfaview® auch als Browserlösung anbieten, könnten alle genutzten US-amerikanischen Webbrowser die IP-Adresse der Nutzerinnen und Nutzer abgreifen und analysieren. Die IP-Adresse gibt Dritten Aufschluss über ihre Identität und deren Standort. Da wir das nicht wollen, benutzen wir eine App, die mit unseren Servern gekoppelt ist, welche sich ausschließlich in Deutschland und der Europäischen Union (DSGVO-Raum) befinden.” -Niko Fostiropoulos, alfatraining Bildungszentrum GmbH.

“Unser System verschlüsselt alles Ende-zu-Ende” Sind Sie ganz sicher? Viele Menschen denken, dass die Sprach- und Videodaten einer Videokonferenz durchweg vom Endgerät der gerade sprechenden Person bis zu den Endgeräten der gerade zuhörenden Personen verschlüsselt sei. Dies ist oft nicht der Fall. Die Daten sind in vielen Fällen nur zwischen allen Teilnehmern und dem in der Mitte zwischen diesen Teilnehmern sitzenden Server verschlüsselt. Eine wirklich sichere Verschlüsselung von Person zu Person ist eine der herausforderndsten Aufgaben in der IT-Welt.

So bietet laut Dr.-Ing. Torge Schmidt von datenschutz nord GmbH von acht näher untersuchten „Mehr-Personen Online-Konferenz-Diensten bietet nur WebEx von Cisco bei entsprechender Konferenzkonfiguration (…) nachvollziehbar eine effektive Verschlüsselung der Mediendaten zwischen den Endgeräten der Benutzer ohne Kenntnis vom verwendeten Schlüssel, also eine „echte“ Ende-zu-Ende-Verschlüsselung, wie unter Sicherheitsgesichtspunkten gewünscht und erwartet.“ Ähnlich positiv scheint der Schweizer Dienst WIRE® abzuschneiden, der von Schmidt noch nicht untersucht worden war.Wenn es um Sicherheit geht, ist uns noch eine Lösung aufgefallen: RED connect®. Hier ein Kommentar, den wir laut des Unternehmens zitieren dürfen:

“Eine nahtlose Ende-zu-Ende-Verschlüsselung ist Voraussetzung für eine datenschutzkonforme Videosprechstunde zwischen Ärzten und Patienten in Deutschland. Diese ist bei so gut wie keiner der bestehenden Videokonferenzlösungen verfügbar, da diese originär nicht für Berufsgeheimnisträger entwickelt wurden.RED Medical® hat mit der zertifizierten RED connect Videosprechstunde eine der wenigen Lösung im Markt etabliert, bei der auch bei mehreren Konferenzteilnehmern jede einzelne Verbindung zwischen den Teilnehmern vollständig Ende-zu-Ende verschlüsselt wird.

Die meisten anderen zertifizierten Systeme können nur eine 1:1 Verbindung abbilden.Da RED connect® ursprünglich für den medizinischen Bereich entwickelt wurde, erfüllt sie nicht nur die Bedingungen der DSGVO, sondern auch die um ein vielfach strengeren Auflagen des § 203 StGB. Damit ist auch für weitere Anwendungsbereiche, wie zum Beispiel bei schutzbedürftigen Beratungsgesprächen und Gruppensitzungen, eine absolute Vertraulichkeit gegeben.” -Jochen Brüggemann, RED Medical Systems GmbH